Regulamin Ośrodka Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Gdańsku
§ 1
Zakres zastosowania
1. Niniejszy Regulamin Ośrodka Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Gdańsku (dalej „Regulamin”) stosuje się przy rozwiązywaniu w drodze mediacji wszelkich sporów, w szczególności o charakterze cywilnym i gospodarczym, jeżeli:
a) strony sporu wniosły zgodny wniosek do Ośrodka Mediacji o przeprowadzenie mediacji między nimi; uważa się, że istnieje wspólny wniosek stron o przeprowadzenie mediacji przez Ośrodek Mediacji, jeśli jedna ze stron sporu złożyła w Ośrodku Mediacji Wniosek o przeprowadzenie mediacji (dalej „Wniosek”), a druga strona w terminie 14 dni od doręczenia jej kopii Wniosku przez Ośrodek Mediacji poinformowała na piśmie Kierownika Ośrodka Mediacji o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie mediacji; lub
b) podpisując umowę, której dotyczy spór, strony zawarły w niej postanowienia dotyczące rozwiązywania wszelkich sporów wynikłych na jej tle w drodze mediacji prowadzonej przez Ośrodek Mediacji o brzmieniu następującym lub podobnym:
„W przypadku sporu związanego z niniejszą umową, strony zobowiązują się do skierowania sprawy do rozwiązania w drodze mediacji zgodnie z Regulaminem Ośrodka Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Gdańsku i wyrażają zgodę na określony w tym Regulaminie sposób wyboru mediatora oraz okres trwania mediacji”; lub
c) strony zostały skierowane do Ośrodka Mediacji na podstawie prawomocnego postanowienia sądu prowadzącego postępowanie w sprawie sporu zaistniałego między nimi lub sąd ten wyznaczył mediatora do przeprowadzenia mediacji między stronami z listy stałych mediatorów prowadzonej w Ośrodku Mediacji.
2. Wspólny wniosek stron o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego musi zawierać:
a) oznaczenie stron postępowania (nazwa, adresy podmiotów lub ich pełnomocników),
b) określenie przedmiotu sporu wraz z określeniem jego wartości w przypadku spraw o prawa majątkowe,
c) określenie stanowisk stron wraz z ich uzasadnieniem,
d) podpisy stron,
e) lista dokumentów uzasadniających wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego,
f) wskazanie mediatora,
g) podpisy stron,
h) spis załączników,
i) dowód wniesienia opłaty wstępnej za rozpoczęcie mediacji w wysokości wynikającej z Załącznika nr 3 do Uchwały Nr 1375 Rady Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku z dnia 18 września 2007 r.
3. Wspólny wniosek stron może również zawierać:
a) wskazanie innego miejsca prowadzenia mediacji niż Gdańsk, Polska,
b) wskazanie języka postępowania mediacyjnego, innego niż język polski,
c) wniosek o wyznaczenie mediatora przez Prezesa Ośrodka Mediacji (dalej „Prezes”).
4. Postanowienia ust. 2 i 3 niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do wniosku składanego przez jedną ze stron.
5. Do wniosku składanego przez jedną za stron musi być dołączony jego odpis dla drugiej strony.
§ 2
Zasady postępowania mediacyjnego
1. Mediatorem może być osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych, korzystająca w pełni z praw publicznych i obywatelskich, wpisana na listę mediatorów prowadzoną przez Ośrodek Mediacji (dalej „Lista”).
2. Mediatorzy prowadzą postępowanie kierując się niżej wskazanymi zasadami, jakim podlega proces mediacji, zasadami słuszności i obiektywizmu oraz wolą stron, w takim zakresie w jakim nie jest to sprzeczne z zasadą bezstronności.
3. Mediatorzy, a do czasu ich wyboru lub wyznaczenia, Prezes podejmują decyzje we wszelkich sprawach proceduralnych, w których strony nie mogą osiągnąć porozumienia.
4. Każda ze stron sporu zobowiązana jest do współpracy w dobrej wierze z mediatorami.
5. Mediator może odbywać spotkania z każdą ze stron pod nieobecność drugiej strony, z zastrzeżeniem obowiązku poinformowania o tym fakcie drugiej strony najpóźniej przy najbliższym spotkaniu z jej udziałem.
6. Mediator może proponować stronom korzystanie z wiedzy ekspertów.
7. O ile strony nie postanowiły inaczej na piśmie, mediacja, w tym jej wynik, ma charakter poufny. Ugoda zawarta pomiędzy stronami sporu również ma charakter poufny, chyba że strona jest uprawniona do jej ujawnienia w zakresie wymaganym przez prawo lub niezbędnym do jej wykonania.
8. O ile strony nie postanowiły inaczej na piśmie, strona nie może przedstawiać w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub podobnym dokumentów, opinii i propozycji ugodowych z mediacji.
9. O ile strony nie postanowiły inaczej na piśmie w zakresie dopuszczalnym przez prawo, mediatorzy nie mogą występować w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub podobnym dotyczącym sporu będącego przedmiotem mediacji w charakterze sędziego, arbitra, biegłego, świadka ani przedstawiciela lub doradcy strony.
10. Mediatorzy, Ośrodek Mediacji oraz Okręgowa Izba Radców Prawnych w Gdańsku nie ponoszą odpowiedzialności za działanie lub zaniechanie związane z przeprowadzeniem mediacji, z wyjątkiem odpowiedzialności za szkody spowodowane z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa mediatora lub Prezesa.
§ 3
Wybór lub wyznaczenie mediatorów
1. Postępowanie mediacyjne jest prowadzone przez mediatora, wybranego wspólnie przez strony sporu lub, w razie niemożności osiągnięcia porozumienia przez strony, wyznaczonego przez Prezesa z Listy Mediatorów lub sąd kierujący sprawę do mediacji.
2. Mediator jest wybierany przez strony lub wyznaczany przez Prezesa Ośrodka Mediacji z Listy prowadzonej w Ośrodku Mediacji.
3. Jeżeli strony nie wyznaczyły wspólnie mediatora ani nie wniosły o wyznaczenie mediatora przez Prezesa, niezwłocznie po wszczęciu postępowania mediacyjnego Prezes zwraca się do stron, aby wyznaczyły mediatora w terminie 7 dni od otrzymania wezwania. Do wezwania dołącza się Listę Mediatorów.
4. Prezes niezwłocznie wyznacza mediatora z Listy Mediatorów, jeśli:
a) strony wniosły wniosek o wyznaczenie mediatora przez Prezesa; lub
b) strony nie wyznaczyły mediatora w terminie 7 dni od otrzymania wezwania Prezesa do wyznaczenia mediatora.
5. Każda ze stron może z ważnych przyczyn żądać wyłączenia mediatora składając wniosek o jego wyłączenie do Prezesa w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia o wyznaczeniu mediatora lub od podjęcia wiadomości o przyczynach wyłączenia.
6. Prezes rozpoznaje wniosek o wyłączenie mediatora niezwłocznie. Decyzja Prezesa nie wymaga uzasadnienia.
7. Przed przyjęciem funkcji w każdej kolejnej sprawie, mediator składa w Ośrodku pisemne oświadczenie o swojej bezstronności i niezależności.
8. Wyznaczony mediator może odmówić prowadzenia mediacji tylko z ważnych powodów, o których jest obowiązany niezwłocznie powiadomić strony, Prezesa, a jeżeli strony do mediacji skierował są – również sąd.
§ 4
Miejsce postępowania mediacyjnego
Miejscem postępowania mediacyjnego jest Gdańsk, Polska, o ile strony nie postanowiły na piśmie inaczej.
§ 5
Język postępowania mediacyjnego
Językiem postępowania mediacyjnego jest język polski, chyba, że strony postanowiły na piśmie inaczej.
§ 6
Wszczęcie mediacji
1. Mediacja, o której mowa w § 1 ust. 1 punkt a) i b) rozpoczyna się z datą wpłynięcia wspólnego pisemnego wniosku stron sporu do Ośrodka o przeprowadzenie mediacji lub z dniem otrzymania przez Prezesa oświadczenia drugiej strony o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie mediacji.
2. Do wniosku załącza się kopie dla pozostałych stron, które wniosku nie podpisały, i dla mediatora.
3. Przepisy ust. 2 niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do wniosku składanego jedynie przez jedną ze stron.
4. W przypadku gdy wniosek o przeprowadzenie mediacji nie został złożony wspólnie przez wszystkie strony, Prezes przesyła niezwłocznie kopię wniosku pozostałym stronom sporu. Pozostałe strony, wyrażając zgodę na przeprowadzenie mediacji w terminie 7 dni, mogą wraz z nią złożyć odpowiedź na wniosek o przeprowadzenie mediacji.
5. W sprawach skierowanych do mediacji przez sądy zamiast wniosku o przeprowadzenie mediacji strony sporządzają pismo informacyjne zawierające dane, o których mowa w § 1 ust. 2 i składają je wraz z kopiami, o których mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu, w Ośrodku.
§ 7
Postępowanie mediacyjne
1. Strony mogą działać podczas mediacji osobiście lub z udziałem umocowanych pełnomocników.
2. Postępowanie mediacyjne odbywa się na sesjach mediacyjnych.
3. Po uzgodnieniu ze stronami i mediatorem, Prezes określa termin i miejsce pierwszej sesji mediacyjnej oraz dokonuje odpowiedniego powiadomienia stron i mediatora.
4. Na każdym etapie postępowania mediator może zwrócić się do każdej ze stron o przedstawienie dodatkowych informacji. Informacje przedstawione przez stronę mediator ujawnia drugiej stronie, chyba że udzielając ich strona zastrzegła, że mediator ma je zachować w poufności.
5. Strony zobowiązują się do współdziałania z mediatorem w dobrej wierze, a w szczególności do przedkładania odpowiednich dokumentów, składania wyjaśnień i uczestniczenia w sesjach mediacyjnych.
6. W trakcie sesji mediacyjnej mediatorzy mogą się spotykać osobno z każdą ze stron.
7. W sesji mediacyjnej mogą brać udział osoby trzecie, na których obecność wyrażą zgodę obie strony. W szczególności może być przybrana osoba do sporządzenia protokołu.
§ 8
Rejestracja przebiegu postępowania mediacyjnego
1. Z przebiegu mediacji sporządza się protokół, w którym oznacza się miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, a także imię, nazwisko, (nazwę) i adresy stron, imię i nazwisko mediatora, a ponadto wynik mediacji. Protokół , z zastrzeżeniem § 7 ust. 7, sporządza i podpisuje mediator, nadto protokół winien być podpisany przez strony, a w wypadku odmowy złożenia podpisu mediator sporządza notatkę na te okoliczność.
2. Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, ugodę zamieszcza się w protokole albo załącza się do niego. Strony podpisują ugodę. Niemożność podpisania ugody mediator stwierdza w protokole.
3. Mediator doręcza stronom odpis protokołu.
4. Protokół postępowania mediacyjnego przechowuje się w archiwum Ośrodka wraz z kopią wniosku o przeprowadzenie mediacji i ewentualnie kopią zawartej ugody przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania mediacyjnego.
5. Mediator może sporządzać notatki dla lepszego rozumienia przebiegu postępowania mediacyjnego i stanowisk stron.
6. Dokumenty przechowywane w archiwum mogą być udostępniane wyłącznie stronom lub upoważnionym przez nie osobom.
§ 9
Poufny charakter postępowania mediacyjnego
1. Fakt odbycia mediacji i jej przebieg ma charakter poufny. Informacje przekazane mediatorowi przez strony lub inne osoby podczas postępowania mediacyjnego, nie mogą być przez niego ujawniane.
2. Mediator nie może być powoływany na świadka w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, na okoliczność faktów i twierdzeń ujawnionych w postępowaniu mediacyjnym.
3. Strony są zobowiązane do przestrzegania poufności postępowania mediacyjnego i nie mogą wykorzystywać ani przedstawiać w charakterze dowodów w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, żadnych faktów i dokumentów ujawnionych w toku postępowania mediacyjnego, a w szczególności:
a) stanowisk lub sugestii wyrażonych przez drugą stronę co do możliwego rozstrzygnięcia sporu;
b) ustępstw uczynionych przez drugą stronę w trakcie postępowania mediacyjnego;
c) propozycji uczynionych lub poglądów wyrażonych przez mediatora;
d) faktu, że druga strona wyrażała zamiar przyjęcia propozycji co do sposobu polubownego zakończenia sporu, lub takiego zamiaru nie wyrażała.
4. Strony nie mogą powoływać się na poufny charakter postępowania mediacyjnego celem utajnienia okoliczności, na które powoływały się w jego toku, a które mogą być ustalone także poza postępowaniem mediacyjnym.
5. Osoby trzecie mogą być obecne na sesji mediacyjnej jedynie za zgodą stron i mediatora.
§ 10
Ugoda
1. Po zawarciu ugody mediator niezwłocznie składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznawania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej.
2. W razie skierowania przez sąd sprawy do mediacji mediator składa protokół w sądzie rozpoznającym sprawę.
3. Po zawarciu ugody przed mediatorem i złożeniu protokołu w sądzie, strona składa w sądzie wniosek o przeprowadzenie postępowania co do zatwierdzenia ugody poprzez nadanie jej klauzuli wykonalności lub – gdy ugoda nie podlega wykonaniu w drodze egzekucji – poprzez jej zatwierdzenie postanowieniem.
4. Ugoda zawarta przed mediatorem ma po jej zatwierdzeniu przez sąd moc prawną ugody zawartej przed sądem.
§ 11
Zakończenie postępowania mediacyjnego
1. Postępowanie mediacyjne kończy się:
a) zawarciem przez strony pisemnej ugody;
b) złożeniem przez mediatora Prezes oświadczenia na piśmie o bezcelowości lub niemożności prowadzenia dalszego postępowania mediacyjnego;
c) złożeniem przez stronę Prezesowi oświadczenia na piśmie o wycofaniu się z postępowania mediacyjnego;
d) z upływem czasu przeznaczonego na postępowanie mediacyjne w zapisie na mediację lub we wcześniejszych uzgodnieniach stron, przy czym czas ten może zostać przedłużony w każdej chwili za zgodą obu stron;
e) w terminie 7 dni od dnia, w którym bezskutecznie upłynął termin do wniesienia przez strony opłat przewidzianych w niniejszym Regulaminie.
2. W sprawie zakończonej w postępowaniu mediacyjnym przed Ośrodkiem strony mogą złożyć wniosek o ponowne wszczęcie postępowania mediacyjnego; wówczas stosuje się taki sam tryb jak dla każdego nowego wniosku o mediację.
§ 12
Odpowiedzialność prawna Ośrodka i mediatora
1. Odpowiedzialność prawna Ośrodka i mediatora jest ograniczona jedynie do przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.
2. Ośrodek i mediator nie ponoszą wobec stron odpowiedzialności za działania związane z postępowaniem mediacyjnym toczącym się według postanowień niniejszego Regulaminu, poza zakresem określonym w ustępie poprzedzającym.
§ 13
Opłaty i koszty
1. Opłaty z tytułu postępowania mediacyjnego prowadzonego przez Ośrodek obejmują:
a) opłatę wstępną;
b) opłatę mediacyjną.
2. Rozpatrywane są jedynie wnioski, w odniesieniu do których wniesiona została wymagana opłata wstępna.
3. Obowiązek uiszczenia opłaty wstępnej w wysokości określonej w Załączniku nr 3 do Uchwały Nr 1375 Rady Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku z dnia 18 września 2007 r. spoczywa na stronie wnoszącej wniosek.
4. Jeśli wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego nie został prawidłowo opłacony Prezes wzywa do uiszczenia opłaty wstępnej w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.
5. O ile strony nie umówiły się na piśmie inaczej, każda ze stron jest zobowiązana wpłacić przed rozpoczęciem pierwszej sesji mediacyjnej połowę opłaty mediacyjną w wysokości określonej Załączniku nr 2 do Uchwały Nr 1375 Rady Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku z dnia 18 września 2007 r.
6. W wypadku braku prawidłowego opłacenia opłaty mediacyjnej w pełnej wysokości przed terminem rozpoczęcia pierwszej sesji mediacyjnej, Prezes wydaje zarządzenie o zwrocie wniosku oraz uiszczonej części opłaty mediacyjnej.
7. Oprócz wyżej wskazanych opłat każda ze stron ponosi koszty obsługi administracyjnej i technicznej postępowania mediacyjnego na zasadach i w wysokości określonej Załączniku nr 3 do Uchwały Nr 1375 Rady Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku z dnia 18 września 2007 r.
8. W przypadku spraw skierowanych do mediacji przez sąd strony ponoszą opłaty zgodnie z właściwym w tym względzie rozporządzeniem lub innymi powszechnie obowiązującymi przepisami.
§ 14
Postanowienia końcowe
1. Przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio do postępowania mediacyjnego:
a) w którym biorą udział więcej niż dwie strony;
b) w którym strony lub Prezes, za zgodą stron, uznają za uzasadnione wyznaczenie więcej niż jednego mediatora.
2. Kompetencje Prezesa określone w niniejszym Regulaminie przysługują również, na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezesa wskazanej przez niego osobie.
Powyższy Regulamin stanowi załącznik nr 2 do uchwały nr 1375/2007 Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku z dnia 18 września 2007r.
I. Opłaty
Tabela opłat w postępowaniu mediacyjnym w
Ośrodku Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Gdańsku
§ 1
Opłaty
1. Opłata wstępna pokrywa koszty rozpatrzenia wniosku i przygotowania mediacji.
2. Opłata wstępna wynosi 300,00 złotych.
3. Opłatę wstępną wnosi się przelewem na rachunek Okręgowej Izby Radców Prawnych Gdańsku wskazując w tytule „Opłata wstępna w postępowaniu mediacyjnym OM OIRP w Gdańsku w sprawie z wniosku ……..” lub gotówką w kasie Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku.
4. Opłata wstępna jest bezzwrotna.
5. Opłata mediacyjna wynosi 1% maksymalnej wartości przedmiotu sporu, w wypadku sporów o charakterze majątkowym.
6. Niezależnie od charakteru sporu minimalna opłata mediacyjna wynosi 2 500,00 zł.
7. W wypadku mediacji przekraczającej 3 godziny, strony są zobowiązane do zapłaty dodatkowej opłaty mediacyjnej w wysokości 500,00 zł za każdą następną, rozpoczętą godzinę mediacji.
8. Maksymalną wartość przedmiotu sporu określa Prezes na podstawie wniosku lub odpowiedzi na wniosek, biorąc pod uwagę najwyższą wartość zgłaszanego roszczenia.
9. Dodatkowe 50% opłaty mediacyjnej określonej w ust. 6 i 7 pobierane jest za udział w mediacji każdego kolejnego mediatora, w przypadku wyznaczenia w postępowaniu mediacyjnym więcej niż jednego mediatora.
§ 2
Koszty
1. Do kosztów postępowania mediacyjnego nie objętych opłatą mediacyjną zalicza się;
a) koszty korespondencji ze stronami i mediatorem;
– pocztowej i kurierskiej; w faktycznie poniesionej wysokości,
– elektronicznej; 5,00 zł za każdy nadany i odebrany post,
b) koszty komunikacji telefonicznej;
– za każde rozpoczęte 5 minut połączenia; 10,00 zł,
c) koszty opinii biegłych, tłumaczeń, innej pomocy osób trzecich i organów administracji publicznej i samorządowej; w faktycznie poniesionej wysokości,
d) koszty związane z prowadzeniem mediacji poza siedzibą Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku;
– najmu pomieszczeń; w faktycznie poniesionej wysokości,
– dojazdu mediatora, uzgodnionym ze stronami środkiem transportu, do i z miejsca prowadzenia mediacji; w faktycznie poniesionej wysokości,
– zwrot dla mediatora za każde rozpoczęte 15 minut dojazdu; 50,00 zł,
e) koszty powielania, wydruku i digitalizacji dokumentów;
– za każdą stronę 1,00 zł,
f) koszty uwierzytelnienia z oryginałem;
– za każdą stronę 1,00 zł.
2. Każda ze stron dokonuje opłaty połowy należności z tytułu kosztów określonych w ust. 1 lit a) – d) na podstawie rachunków przygotowanych przez Ośrodek w terminie wskazanym na rachunku. Uchybienie terminowi zapłaty skutkuje wstrzymaniem postępowania mediacyjnego.
3. Strony dokonują opłaty należności z tytułu kosztów określonych w ust. 1 lit. e) i f) przed dokonaniem na jej wniosek wskazanych tam czynności.
Powyższa tabela opłat stanowi załącznik nr 3 do uchwały nr 1375/2007 Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Gdańsku z dnia 18 września 2007 r.