e-Doręczenia

Czego dotyczy zakładka

Minister Cyfryzacji ustalił termin wdrożenia technicznych rozwiązań umożliwiających doręczanie korespondencji elektronicznie. W świetle nowych regulacji, radcowie prawni i adwokaci będą musieli dostosować się do nowego systemu doręczeń.

Kluczowe daty

29 maja 2023: Wydanie komunikatu przez Ministra Cyfryzacji.

30 września 2024: Wszyscy radcowie prawni zobowiązani są do założenia i
aktywowania skrzynki do e-doręczeń.

1 października 2024 r. – Wejście w życie obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń.

1 października 2024 – 31 grudnia 2025 r. – Okres przejściowy na wdrożenie kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Najważniejsze wnioski:

Od 1 października 2024 r. osoby wykonujące niektóre zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek komunikowania się przez skrzynkę do e-Doręczeń.

  • Dotyczy to: adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych, notariuszy.
  • Oznacza to obowiązek:
    • Posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE).
    • Doręczania pism na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.
  • Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-Doręczeń) są przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Szanowni Państwo,

Poniżej Komunikat Ministra Cyfryzacji z dn. 21 grudnia 2023r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym. Na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy z dnia
18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285, 1860 i 2699).

Zgodnie z treścią komunikatu termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej został przesunięty z dnia 30 grudnia 2023 r. na dzień 1 października 2024 r.

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230002764/O/D20232764.pdf

AKTUALIZACJA

Ministerstwo Cyfryzacji nie zamierza już przesuwać terminu na uruchomienie e-Doręczeń – od 1 października 2024 r. wszyscy muszą mieć adres do e-Doręczeń. Chce jednak wprowadzić okres przejściowy, do końca 2025 roku, odraczający obowiązki wynikające z KPA tak, aby doręczenia papierowe, e-Doręczenia i składane przez ePUAP były równoważne.

Plan naprawczy dla usługi e-Doręczeń

 

Plan naprawczy dla usługi e-Doręczeń to zestaw działań mających na celu usprawnienie i ułatwienie wdrożenia oraz funkcjonowania elektronicznych doręczeń (e-Doręczeń) w Polsce. Jest to inicjatywa Ministerstwa Cyfryzacji, która ma na celu zapewnienie, że proces ten będzie przebiegał sprawnie i bezproblemowo, zwłaszcza w kontekście zbliżającego się obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń przez podmioty publiczne oraz niektóre podmioty niepubliczne, w tym zawody zaufania publicznego.

Ministerstwo Cyfryzacji prowadzi konsultacje społeczne w celu zebrania opinii na temat wprowadzanych zmian i ulepszeń związanych z usługą e-Doręczeń. Informacje dotyczące konsultacji można znaleźć na stronie Ministerstwa Cyfryzacji

WIĘCEJ O PLANIE NAPRAWCZYM – https://oirp.gda.pl/aktualnosci/plan-naprawczy-dla-uslugi-e-doreczen-i-najwazniejsze-daty/

Wdrożenie e-Doręczeń bezpośrednio wpływa na sposób funkcjonowania podmiotów publicznych. Aby ten proces usprawnić i ułatwić, Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało propozycję wprowadzenia okresu przejściowego do 31 grudnia 2025 r., w którym będą równoważne doręczenia: papierowe, przez ePUAP (z tzw. fikcją doręczenia) i na ADE. Obecnie procedowane są zmiany legislacyjne.

Wprowadzenie Planu naprawczego nie zmienia terminu wejścia w życie obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń.

O dalszych aktualizacjach będziemy informować na bieżąco.

ZOBACZ FILM INSTRUKTAŻOWY

Obowiązki radców prawnych

  • Posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów, powiązanego z usługami rejestrowanego doręczenia.
  • Utworzenie adresu doręczeń na podstawie wniosku składanego online.
  • W przypadku radców prawnych działających w spółkach: wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń.
  • Radcy prawni mogą posiadać jedną skrzynkę doręczeń, ale mogą też założyć dodatkową prywatną skrzynkę.

Ważne informacje dotyczące e-doręczeń

  • Wpis adresu do bazy jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
  • Korespondencja elektroniczna uważana jest za doręczoną po 14 dniach od wpłynięcia, jeśli nie została odebrana wcześniej.
  • Odebranie dokumentu to działanie, które pozwala adresatowi na zapoznanie się z jego treścią.
  • E-doręczenia będą miały podobne skutki jak tradycyjne listy polecone.
  • Korzystanie z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przez radców prawnych do podmiotu publicznego jest zwolnione z opłat, ale korzystanie z kwalifikowanych usług zaufania jest płatne.
  • E-doręczenia zastąpią korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług
    Administracji Publicznej (ePUAP).

Co radca prawny powinien zrobić

  • Zarejestrować adres do e-doręczeń.
  • Złożyć odpowiedni wniosek online w celu założenia adresu.
  • W przypadku działania w formie spółki: wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń.
  • Zapoznać się z regulacjami dotyczącymi e-doręczeń, aby prawidłowo odbierać korespondencję i unikać nieporozumień.

Podsumowując, nowe regulacje wprowadzają obowiązek korzystania z e-doręczeń dla radców prawnych i adwokatów. W związku z tym, muszą oni dostosować się do nowego systemu i wdrożyć odpowiednie procedury w swoich kancelariach.

INFORMACJE DODATKOWE

Poza zawodami zaufania publicznego zobligowani do posiadania adresu do e-doręczeń będą również przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą oraz spółki.

O dalszych aktualizacjach będziemy informować na bieżąco.

e-Doręczenia F.A.Q.

Czym są e-Doręczenia


Są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Są usługą zaufania świadczoną na podstawie rozporządzenia eIDAS i norm ETSI (Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych). Opisują one m.in. kwalifikowane podpisy elektroniczne, pieczęcie elektroniczne, elektroniczne znaczniki czasu, a także odpowiednie dla nich certyfikaty.

e-Doręczenia docelowo zastąpią korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Kto będzie zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?

Podmioty publiczne będą miały obowiązek wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.

Radcowie prawni jako przedstawiciele zawodów zaufania publicznego będą zobowiązani są posiadać skrzynkę do e-doręczeń i w związku z tym zobowiązani są odbierać korespondencję przesłaną od podmiotów publicznych.

Dla radców prawnych obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych będzie obowiązywać od 10.12.2023 r. – termin określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r.

W jaki sposób można korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

  1. skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
  2. skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
  3. system kancelaryjny EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentami) zintegrowany z e-Doręczeniami,
  4. aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Czy wszystkie urzędy będą wysyłać swoje pisma i dokumenty przez e-Doręczenia?

Tak, ale nie od razu. Podmioty publiczne mogą już wysyłać pisma i dokumenty przez e-Doręczenia. Minister właściwy do spraw informatyzacji ogłosił w specjalnym komunikacie termin, od którego urzędy będą miały obowiązek korzystać z e-Doręczeń.

Szczegółowy harmonogram prowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych znajduje się na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.

Czy wszyscy obywatele będą musieli korzystać z e-Doręczeń?

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest to obowiązkowe.

Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:

  • nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
  • zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
  • usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Co to jest adres do e-Doręczeń?

To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. To  nie jest adres e-mail. Właściwości adresu do e-Doręczeń:

  • jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
  • umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
  • nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ  podczas wnioskowania o adres do e-Doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Założenie adresu do e-Doręczeń jest możliwe poprzez formularza dostępny na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen,

Wraz z adresem zostanie założona skrzynka, z której można wysyłać i odbierać wiadomości z e-Doręczeń.

Jak przebiega proces zakładania adresu do e-Doręczeń?

Wypełnij wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń. Podaj w formularzu dane swoje lub firmy albo innej organizacji, dla której zakładasz adres. Możesz także wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu Twojej firmy lub organizacji.
Wniosek zostanie sprawdzony.
Skrzynkę trzeba jeszcze aktywować – otrzymasz wiadomość z informacją, jak to zrobić.

Jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń?

Osobistą: 

Firmową:

Gdy skrzynka będzie aktywna, otrzymasz e-maila, że możesz z niej korzystać.

Ważne! Gdy aktywujesz skrzynkę, będziesz otrzymywać korespondencję od podmiotów, które używają e-Doręczeń. Zapoznaj się z pouczeniem o skutkach prawnych.

Chcę założyć adres dla siebie, ale mam też firmę i wykonuję zawód zaufania publicznego.
Czy muszę zakładać kilka adresów do e-Doręczeń?

Dla każdej z tych trzech ról zakładasz oddzielny adres do e-Doręczeń:

  • jako osoba prywatna,
  • dla swojej firmy,
  • jako osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.

Co to jest Publiczna Usługa Hybrydowa?

Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) to usługa realizowana w ramach e-Doręczeń.

Łączy komunikację elektroniczną z papierową. Dzięki niej podmioty publiczne mogą wysyłać korespondencję do odbiorców, którzy nie mają adresu do doręczeń elektronicznych. Urząd wyśle dokumenty elektroniczne, które zostaną wydrukowane i doręczone przez operatora wyznaczonego. Obecnie jest nim Poczta Polska. PUH zapewnia tajemnicę korespondencji, potwierdza tożsamość nadawcy oraz daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.

https://media.poczta-polska.pl/attachment/2608397

W jakim formacie mogę pobrać wiadomość ze skrzynki e-Doręczeń?

Wiadomość wraz z załącznikami i potwierdzeniem jej wysłania i odebrania możesz pobrać w skompresowanym pliku ZIP. Gdy go rozpakujesz, w folderze znajdziesz wszystkie pliki dotyczące przesyłki. Będą one w formatach PDF i XML, a załączniki w formacie, w jakim dodał je nadawca. Możesz również pobrać osobno poszczególne załączniki.

Czy skrzynka e-Doręczeń przejmie zadania ePUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej)?

Tak. Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP.

Gdzie mogę zgłosić problem z założeniem skrzynki do e-Doręczeń?

Problemy na środowisku produkcyjnym (nietestowym) możesz zgłosić
poprzez formularz kontaktowy lub pod numerem infolinii 22 250 01 45.

Chcę założyć adres dla siebie, ale mam też firmę i wykonuję zawód zaufania publicznego. Czy muszę zakładać kilka adresów do e-Doręczeń?

Dla każdej z tych trzech ról zakładasz oddzielny adres do e-Doręczeń:
1. jako osoba prywatna,
2. dla swojej firmy,
3. jako osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.

Więcej Informacji