Dnia 29 maja 2023 r. Minister Cyfryzacji wydał komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. Poz. 1077).
Na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. tj. z 2023 r. poz. 285 – dalej „u.d.e.”) termin ten został wyznaczony na dzień 10 grudnia 2023 r. Termin ten ma szczególne znaczenie przede wszystkim dla profesjonalnych pełnomocników, w tym radców prawnych i adwokatów. Do tej daty wdrożone powinny bowiem zostać w Polsce rozwiązania techniczne umożliwiające podmiotom wymienionym w art. 9 ust. 1 pkt 1-8 u.d.e., w tym profesjonalnym pełnomocnikom, powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Powyższe oznacza również, że począwszy od tej daty każdy podmiot wymieniony w art. 9 ust. 1 pkt 1-8 u.d.e., w tym przede wszystkim radcowie prawni lub adwokaci, obowiązani są ustawowo do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Warto przy tym zauważyć, że obowiązek ten nie dotyczy podmiotów wymienionych w art. 9 ust. 1 pkt 1-7 u.d.e., w tym radców prawnych i adwokatów, w przypadku niewykonywania zawodu, zawieszenia w czynnościach zawodowych, zawieszenia w czynnościach służbowych, zawieszenia stosunku pracy lub zawieszenia praw wynikających z licencji.
Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie następowało zasadniczo na podstawie wniosku składanego do Ministra właściwego do spraw informatyzacji lub do kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Adres ten będzie wpisywany, po dokonaniu odpowiednich czynności, do tzw. „Bazy Adresów Elektronicznych”. Adres ten będzie również ujawniony w CEiDG lub KRS. Podmiotom posiadającym adres do doręczeń elektronicznych zostanie również udostępniona skrzynka do doręczeń.
Wniosek o założenie adresu elektronicznego u publicznego dostawcy usługi można składać pod następującym adresem: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen. Wnioski mogą być składane jedynie on-line.
Warto pamiętać, że radcowie prawni działający w formie spółek obowiązani będą do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Natomiast radcy prawni prowadzący indywidualne kancelarie lub zatrudnieni na podstawie np. umowy o pracę będą mogli wyznaczyć ze swojego ramienia administratora skrzynki doręczeń. Zasadniczo będzie można posiadać tylko jedną skrzynkę doręczeń dla jednego podmiotu. Oprócz tego radcowie prawni będą mogli jednak posiadać również swoją dodatkową – prywatną – skrzynkę do elektronicznych doręczeń.
Mając na uwadze powyższe i poruszając tematykę e-doręczeń należy również zwrócić uwagę na treść m.in. art. 7 ust. 1 u.d.e. zgodnie z którym wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Dyspozycję art. 4 u.d.e. wedle którego podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych oraz art. 33 ust. 2 u.d.e. stosownie do którego domniemywa się, że dane wpisane do bazy adresów elektronicznych są prawdziwe, chyba że zostanie udowodnione, że wpis do bazy adresów elektronicznych nastąpił niezgodnie z przepisami prawa.
W świetle regulacji u.d.e. przesyłana korespondencja elektroniczna będzie uznawana na doręczoną w chwili: a) odebrania korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, b) wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego, c) po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał korespondencji przed upływem tego terminu.
Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Pod pojęcie wpłynięcia dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaś zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie wywoływała zasadniczo takie same skutki jak przesłanie do adresata zwykłego listu poleconego. Z opłaty będzie zwolnione przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przez podmiot niepubliczny (np. radców prawnych) do podmiotu publicznego (np. urzędu). W sytuacji korzystania z kwalifikowanych usług zaufania wysyłanie korespondencji będzie zasadniczo zawsze odpłatne.
Opracował:
dr Paweł Kardasz