Okręgowa Izba Radców Prawnych w Gdańsku informuje, że Sąd Okręgowy w Gdańsku – w związku z pismem Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 20 października 2025 r. (nr DB-III.311.119.2025) – wdrożył nowe procedury dotyczące dokumentowania i realizacji wypłat wynagrodzeń za nieodpłatną pomoc prawną świadczoną z urzędu.
Najważniejsze zasady dokumentowania wypłat
Ministerstwo Sprawiedliwości oraz Sąd Okręgowy w Gdańsku jednoznacznie wskazują, że:
-
Faktura wystawiona przez pełnomocnika z urzędu nie jest dokumentem źródłowym dla sądu – ma wyłącznie znaczenie podatkowe po stronie pełnomocnika.
-
Jedyną podstawą księgową do wypłaty wynagrodzenia jest:
-
prawomocne orzeczenie / zarządzenie sądu o przyznaniu wynagrodzenia oraz
-
zarządzenie wypłaty.
-
-
Dla prawidłowej realizacji wypłat konieczne jest pozyskanie od pełnomocnika danych identyfikacyjnych i rozliczeniowych, które nie wynikają z akt sprawy ani z samego orzeczenia (m.in. numer rachunku, NIP/PESEL, status podatkowy).
Obowiązek złożenia oświadczenia do celów wypłaty wynagrodzenia
Sąd Okręgowy w Gdańsku wprowadził obowiązek składania przez pełnomocników ustanowionych z urzędu „Oświadczenia do celów wypłaty wynagrodzenia za obronę z urzędu”.
W oświadczeniu należy podać w szczególności:
-
aktualny numer rachunku bankowego,
-
właściwy identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL),
-
informację o sposobie rozliczania podatku dochodowego,
-
dane adresowe niezbędne w przypadku, gdy Sąd jest płatnikiem podatku PIT.
Dane te są niezbędne Oddziałowi Finansowemu Sądu m.in. do prawidłowego określenia:
-
modułu wypłaty (HR / PSCD),
-
obowiązku potrącenia podatku dochodowego,
-
ewentualnych zajęć komorniczych,
-
prawidłowej realizacji przelewu wynagrodzenia.
Brak złożenia oświadczenia uniemożliwi realizację wypłaty należności z tytułu wynagrodzenia za pomoc prawną z urzędu.
Wzór oświadczenia i prośba o zapoznanie się z pismem
Wzór oświadczenia zostanie udostępniony na stronie internetowej Sądu Okręgowego w Gdańsku (również w załączeniu), aby ułatwić jego dostępność i stosowanie przez radców prawnych wykonujących czynności z urzędu.
Uprzejmie prosimy wszystkich radców prawnych:
-
o uważne zapoznanie się ze szczegółową treścią pisma Dyrektora Sądu Okręgowego w Gdańsku (pismo w załączniku),
-
o szczególne zwrócenie uwagi na treść i zakres danych wymaganych w „Oświadczeniu do celów wypłaty wynagrodzenia za obronę z urzędu” (oświadczenie w załączniku),
-
o kompletne i czytelne wypełnianie oświadczenia oraz przekazywanie go do właściwych wydziałów orzeczniczych wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wypłaty.
Wprowadzenie jednolitej praktyki w zakresie dokumentowania wypłat ma celu usprawnić realizację płatności, ograniczyć dodatkową korespondencję z sądem oraz skrócić czas oczekiwania na przekazanie należnych wynagrodzeń.